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Práctica Notarial
Se suprime la necesidad
de la Apostilla de la Haya
para legalizar algunos documentos públicos entre países miembros de la Unión Europea
Juan Carlos Martínez Ortega | Doctor en Derecho - Abogado. Oficial de Notaría de Madrid
Ha pasado inadvertida la entrada en vigor del Regla- mento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016, que fijaba su aplicación a partir del día 16 de febrero de 2019.
El objetivo de la norma es facilitar la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de repre- sentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y, por ello, se determina un sistema de exención de la legalización o trámite similar (Apostilla)1, y la simplificación de otros trámites, y además, se esta- blecen impresos estándar multilingües para que se utili- cen como ayuda a la traducción.
Naturalmente, la Apostilla de la Convención de la Haya seguirá siendo necesaria para la autenticidad de otros documentos públicos de terceros países no integrante de la Unión Europea y, para otros asuntos, no referidos en el Reglamento al que luego haremos mención. A modo ilus- trativo, en el espacio europeo las Apostillas que imponen los Colegios Notariales oscilan solo un 8%.
Con este Reglamento, los países integrantes de la UE deben aceptar en sus administraciones públicas, inclu- yendo las Notarías y Juzgados, dichos documentos y dar- los por válidos sin necesidad de su legalización o apostilla.
De la misma manera, tampoco debemos exigir traduc- ciones juradas de los documentos públicos emitidos por un país miembro de la UE. Esto significa que ahora, en los despachos notariales, si un certificado de defunción o na- cimiento, por ejemplo, no se encontrase redactado en es- pañol el interesado podrá pedir un impreso multilingüe2,
1 Define el art. 3 del Reglamento 1191/2016 la legalización como “el trá- mite de certificación de la autenticidad de la firma de un funcionario o cargo público, la calidad en la que ha actuado el signatario del documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre que figure en el documento”.
2 El art. 7 del Reglamento 1191/2016 los define: “1. Los documentos pú- blicos relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimo- nio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capaci- dad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residen- cia y a la ausencia de antecedentes penales, que comuniquen los Estados miembros de conformidad con el artículo 24, apartado 1, letra c), irán acompañados, a instancia de la persona que tenga derecho a obtener el
que contempla la traducción en todos los idiomas de la Unión Europea.
Solo podremos exigir tal traducción en casos excepcio- nales, pues el espíritu de la norma es “superar las barreras lingüísticas, facilitando así aún más la circulación de docu- mentos públicos entre los Estados miembros”, de ahí, la creación de los citados impresos multilingües.
Pero ¿qué sucede si tenemos dudas sobre la autentici- dad de algún documento de otro país?
Se debe utilizar el Sistema de Información del Mercado Interior3 (IMI), regulado en el artículo 14 del Reglamento, que refiere que si las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada albergan dudas razonables sobre la autenti- cidad de dicho documento o de su copia certificada, po- drán realizar alguno de los siguientes pasos:
1. Comprobar los modelos disponibles de los docu- mentos en el repositorio del IMI.
2. Y si persiste la duda, deberá formular una solicitud de información a través del IMI, indicando:
documento público, de un impreso estándar multilingüe establecido de conformidad con el presente Reglamento.
2. Los impresos estándar multilingües contemplados en el apartado 1 los expedirá una autoridad y llevarán la fecha de expedición y la firma y, en su caso, el sello o timbre de la autoridad expedidora”.
3 Fue creado y establecido por el Reglamento (UE) n.o 1024/2012.